Déjenme presentarles a uno de los mejores proyectos open source que he visto últimamente: OpenGoo.

OpenGoo se autodenomina una oficina web de código abierto. Esta descripción es demasiado conservadora para mi gusto. Yo la llamaría la madre de todas las aplicaciones web para manejo de proyectos, CRM y colaboración de documentos de código abierto y gratuitas.

Sé que esta entrada puede sonar como una publicidad paga, razón por la cual quiero hacer una aclaración total antes de seguir escribiendo: yo conozco a dos de las personas detrás de OpenGoo y en Ahlera utilizamos esta aplicación extesamente en nuestras actividades diarias.

Es dificil de creer que OpenGoo ha estado volando tan sigilosamente durante tanto tiempo. Una búsqueda rápida en Google revela muy poca información de esta gran aplicación. Trataré de explicar por qué OpenGoo nos gusta tanto.

Cuando probamos otras aplicaciones de manejo de proyectos, nos quedamos con la impresión de que no eran lo suficientemente buenos para lo que necesitábamos. Pasamos por el popular Basecamp, Lighthouse, ActiveCollab (en el cual OpenGoo está basado), Zoho, Project Pier y otros. Los problemas principales que encontramos en la mayoría de ellos eran que, o eran muy limitados, o eran demasiado feos.

Nos llevó más de un mes encontrar el paquete perfecto y, curiosamente, también estaba hecho en Uruguay. No sólo estaba hecho en el mismo país en el que nos encontramos (cuando estás afuera de los mercados principales de software esto es de gran importancia), sino que también era gratis.

Principales características:

• Calendario
• Tareas (con comentarios)
• Notas
• Documentos (con editor online)
• Control de tiempo (y reportes)
• Manejo de contactos
• Email (aún en beta)
• Manejo de links

Tareas e hitos

El mayor uso que le damos a OpenGoo es la planificación y ejecución de proyectos. Básicamente esquematizamos el mapa del proyecto a mano y luego cargamos los grandes pilares (hitos) del proyecto, las fechas estimadas de entrega, y las tareas que necesitamos hacer para lograr cada uno de ellos.  Luego simplemente vamos completando tareas hasta completar el hito. Cuando todos los hitos están completos, el proyecto está listo para salir de nuestro estudio.

Espacios y enlazamiento de objetos

Cada cliente tiene su propio espacio. Esto quiere decir que podemos darle acceso a nuestros clientes en base a cada espacio. Debajo de este espacio agregamos todo lo que sea pertinente a un cliente en particular. No más búsquedas entre mails buscando por ese zip que necesitás hacer para completar una tarea. OpenGoo te deja subir los archivos y enlazarlos con tareas. Cuando leés la tarea, también tenés las cosas necesarias para hacerla en la barra del costado y listas para ser descargadas. La manera en la que típicamente usamos esta función es la siguiente. El ejecutivo de cuentas reune los materiales y el brief del cliente y las sube al sistema. Luego, los diseñadores y programadores descargan lo que necesitan para hacer el trabajo.

Una de las cosas buenas del sistema de enlazamiento de objetos es que funciona a nivel de toda la aplicación. Si optás por usar el módulo de mail (todavía con bugs y algo inestable), podés enlazar los mails a tareas específicas, hitos, notas, etc. Casi todas las cosas pueden ser entrelazadas. Ni siquiera puedo empezar a explicar lo beneficioso que es esto en términos de productividad y accesabilidad de información.

Comentarios

Otra de las cosas que realmente me gustan es el sistema de comentarios que cada tarea tiene. Básicamente, cuando agrego una tarea al sistema, cualquier persona con acceso a ella puede comentar. Si las instrucciones no son lo suficientemente claras, los diseñadores ó programadores pueden hacer preguntas ahí mismo. Luego de eso, las personas con suscripción a esa tarea reciben una alerta de mail diciendo que hay un comentario nuevo. Tener conversaciones en cada tarea es una ventaja obvia.

Control de tiempo

OpenGoo incluye una función de control de tiempo. Podés mantener un control claro de cuánto tiempo te lleva hacer una tarea mediante un botón de inicio y finalización. El tiempo total se guarda y podés revisarlo cuando lo necesites. También podés crear reportes en PDF. Esta función es especialmente útil cuando tenés clientes a los cuales les facturás por hora. Si le permitís acceso a estos clientes, ellos pueden saber en todo momento cuánto te deben y prevenir gastar más de lo que pueden. Podés configurar el precio de la hora de trabajo mediante las categorías de facturación.

Sistema de respaldos

El sistema de respaldos de OpenGoo es muy bueno. Básicamente, con sólo un click, podés darle la instrucción a la aplicación de que haga un dump de MySQL, meta todo el directorio del programa en un zip y lo guarde en el servidor. Con un click más, podés descargarlo a tu computadora. Otro click y borrás el respaldo del servidor. La situación ideal es que crees un respaldo, lo bajes y luego lo borres del servidor para que no pueda ser accesado por otras personas. Esto quiere decir que OpenGoo hace un respaldo de toda la estructura de directorios, sus contenidos y la base de datos. En términos más simples, si algo malo pasa con tu servidor, podés tener una copia fresca e idéntica funcionando en pocos minutos. El proceso de respaldos está muy bien pensado y es muy simple de utilizar.

Actualizaciones

Las actualizaciones automáticas son muy fáciles de hacer. OpenGoo puede actualizarse a la última versión estable. Aún no hemos probado esto ya que estamos usando la última versión estable. No obstante, con la versión 1.4 que está por llegar (ya pasó beta y está en RC), tendremos una oportunidad perfecta para probarlo.

Multilenguaje

OpenGoo viene con varios idiomas instalados por defecto. Entre los idiomas incluídos encontrarás inglés, español, alemán, portugués, francés e italiano. Esto es especialmente bueno cuando tenés clientes de otras partes del mundo que quieren usar su idioma nativo dentro del entorno de la aplicación.

Las contras

La mayoría de los problemas pequeños que he visto y reportado serán resueltos en la versión 1.4, junto con los problema que el resto de la comunidad ha detectado. Como la versión 1.4 ya pasó el estado de beta y actualmente se encuentra disponible en RC, ni siquiera los voy a mencionar.

El único problema grande que tiene OpenGoo es que requiere de bastante tiempo para cargar inicialmente. A veces, dependiendo de tu computadora y tu velocidad de internet, esto puede tardar hasta dos minutos. No obstante, una vez que la carga inicial se ha completado, el sistema vuela entre pantalla y pantalla. Reconozco que no hay manera fácil de resolver este tema ya que una aplicación tan compleja y potente como OpenGoo tiene que cargar muchísimas cosas de entrada. También sé que prefiero una demora inicial larga que pequeñas demoras entre pantalla y pantalla mientras navego el sistema.

Si no te gusta mucho el manejo de servidores, también podés encontrarte con un problema para habilitar InnoDB aunque si tu servicio es controlado (managed hosting), un ticket de soporte a la compañía de hosting logrará que los profesionales lo hagan por vos. También necesitas PHP5 ya que OpenGoo no correrá con PHP4.

Gran pro

OpenGoo es 100% gratis y de código abierto.

FengOffice

OpenGoo también está disponible como un servicio pago llamado FengOffice.

FengOffice es exactamente igual a OpenGoo en cuanto a funcionalidad. No hay limitaciones de ningún tipo. La gran ventaja que tenés con FengOffice es que tenés a los creadores de OpenGoo manejando el sistema.

Básicamente, el servicio pago consiste en que ellos mismos instalan, configuran, alojan y actualizan el software, además de proveerte con soporte técnico si hay algún problema. El servicio también hace un respaldo diario de tu instalación y la aloja en otro servidor. Esta es una oferta para aquellos que son menos técnicos.

Una licencia de 5 usuarios cuesta US$ 25 al mes. No obstante, es importante mencionar que esos 5 usuarios son personas que trabajen adentro de tu empresa. Si querés agregar clientes ó subcontratistas, el costo para cada uno es de apenas US$ 1, un precio más que razonable si me preguntan a mí.

Conclusión

Como podrás notar, realmente me gusta OpenGoo. En mi opinión personal, es uno de los emprendimientos nuevos y de código abierto más interesantes del momento. Es probable que también sea el mejor software libre que esté produciendo Uruguay hoy en día. Tampoco creo que sería exagerado pensar que se colocaría muy bien en una lista de desarrollos de software libre de la región.

Me atrevo a sugerir que OpenGoo, aún en esta temprana etapa, está listo para competir con la mayoría de las cosas que hay en su categoría, incluyendo servicios pagos que ya tienen varios años en el rubro.

La funcionalidad de OpenGoo va mucho más allá de lo que yo he expuesto acá. Estas son sólo las cosas que realmente me gustan y lo que usamos en Ahlera a diario para manejar nuestros proyectos.

Podés probar OpenGoo acá; pero para apreciarlo como se debe, deberías instalarlo en tu servidor y usarlo para manejar al menos un proyecto real. Esto te permitirá entender con mucho más detalle el poder que tiene OpenGoo. Si no querés o podés instalar OpenGoo, también es posible probarlo mediante una cuenta de prueba gratuita de 30 dias en FengOffice. Esto te permitirá probar todos los beneficios de OpenGoo en un ambiente alojado.

Estoy muy ansioso de ver el despegue de OpenGoo una vez que capte la atención de más personas.

Actualización

Ayer salió la versión 1.4 de OpenGoo. Pueden descargarla acá.

Hemos actualizado nuestra instalación con esta nueva versión mediante el sistema de actualizaciones automático y funcionó a la perfección. Esta nueva versión corrige algunos bugs y además incluye cosas nuevas.